Por Fermín de Rojas,

En línea con el artículo que publicamos en SpanishPMO.com en el mes de Noviembre en relación a los tres tipos de oficinas de gestión de proyectos, hemos creído conveniente ampliar la información, del que al menos es la opción más elegida a la hora de crear una PMO u OGP.

http://spanishpmo.com/index.php/tipos-de-oficina-de-gestion-de-proyectos/

Recordemos los 3 principales tipos de PMO son: de Apoyo, de Control y de Dirección.

En general, la opción más elegida es la PMO de Apoyo, porque es la que se espera que tenga menos rechazo entre todos los miembros del equipo, siendo su principal propósito el de dar soporte como ayuda tanto a los jefes de proyecto y a los equipos para que puedan entregar sus proyectos con éxito. La Oficina ni controla y ni dirige los proyectos, solo se limita a dar apoyo a los proyectos a través de formación, mentor, gestión y creación de informes.

A la hora de llamar a un consultor para ayudar a implantar una PMO, hay que estudiar las opciones de qué tipo de oficina de Gestión se quiere tener, partiendo de la premisa de la cultura laboral, tamaño y la forma de trabajar de la empresa. Pero es esencial tener el 100% de seguridad y apoyo del comité de Dirección, que se quiere tener una PMO para facilitarles la gestión de los proyectos y programas.

Las responsabilidades de una PMO de Apoyo se definirían en 22  tareas que listamos a continuación:

1. Creación física de una PMO.
2. Proveer consejo “mejores practicas” de cómo implantar la PMO de apoyo.
3. Facilitar cursos a todo el equipo directivo de terminología y procesos de Gestión de Proyecto.
4. Establecer el Comité de Dirección e integrantes.
5. Determinar la estructura de gobernabilidad de la PMO.
6. Crear plantillas y herramientas para los proyectos, adaptándolas a las necesidades de la empresa.
7. Preparar material de entrenamiento de Gestión de Proyectos.
8. Impartir cursos de entrenamiento de Gestión de Proyectos a cada unidad involucrada o departamento, de modo que todo el mundo habla el mismo lenguaje, entiende la cultura de la gestión de proyectos, sus objetivos, el lenguaje de los procesos y la escala de tiempo de la planificación.
9. Identificar los requerimientos de contratación de nuevo personal en global y la logística de donde trabajaran.

10.  Determinar y acordar puntos de medidas para medir el éxito de cada departamento.
11.  Desarrollar cuadros de mandos para hacer seguimientos de productos.
12.  Identificar y seleccionar oportunidades de mejora para ciertos proyectos.
13.  Seleccionar herramientas y aplicaciones para la gestión de proyectos.
14.  Creación y mantenimiento del Master Plan con las principales fechas de entrega acordados.
15.  Coordinar la entrada de nuevos requisitos, necesidades, etc.
16.  Determinar si se requiere más training y la necesidad de tener un mentor.
17.  Coordinar si se requiere incorporar más equipo como soporte en el proyecto.
18.  Comunicar cualquier problema al equipo relacionado al proyecto.
19.  Facilitar reuniones de comité de dirección donde revisar a alto nivel el estado de cada proyecto, fechas         relevantes, acuerdos de entrega y posibles riegos y problemas que necesiten de su decisión.
20.  Establecer reuniones semanales para revisar el progreso de los proyectos.
21.  Asistir en la elaboración del plan de comunicación, definición de roles y responsabilidades dentro del proyecto.
22.  Gestionar nuevos cambios que se identifican durante el proyecto.

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