Por Fermín de Rojas,

La primera tarea de la lista, a la hora de crear una Oficina de Gestión de Proyectos es la identificación de objetivos.

En este artículo intentaremos describir a muy alto nivel los principales objetivos a la hora de crear una oficina de proyectos. La mayoría de estos objetivos se pueden agrupar en nueve categorías que listamos a continuación:

• Programa Logístico: ¿Qué servicios va a ofrecer la nueva oficina de proyectos? No se tienen que confundir con tareas administrativas rutinarias. ¿Qué mejoras constantes se pueden dar en los diferentes procesos? ¿Dónde estará la oficina? ¿Cuántas personas integraran el equipo? ¿Cuáles serán sus roles? ¿Dónde de harán las reuniones? ¿Definir qué soporte administrativo se dará al proyecto?
• Procedimientos y Procesos: Una PMO u OGP es responsable de identificar todas las mejoras continuas de procesos, aparte de comunicar las reglas de protocolo a seguir en cada programa. Los Jefes de Proyecto son entrenados en metodologías y herramientas que están relacionadas al programa. Estrategias son desarrolladas para abordar cualquier incidencia del proyecto que afecte a clientes o a la empresa.
• Riesgo y Gestión de Oportunidades: Una PMO u OGP coordina con los demás equipos de proyecto las tareas de completar el análisis de  evaluación del Riesgo y elabora planes de contingencia, explorando todas las posibilidades que ayuden a mitigar y reducir el tiempo de entrega del proyecto, empleados y costes.
• Presupuesto y Planificación de Recursos Humanos: Una PMO u OGP centralizada, facilitará el poder controlar los gastos de proyectos y la gestión efectiva de la planificación financiera. Es importante el tener una visión optima y veraz se la situación financiera y de la identificación y utilización de los profesionales contratados en los proyectos.
• Punto de Comunicación: La PMO u OGP debe de facilitar la compilación de información relacionada a los programas y proyectos para así comunicársela a los equipos de proyectos en comunicaciones internas. De esta manera se asegura una clara y consistente comunicación, asegurándose que toda la información es distribuida a todas las áreas del programa o proyecto.
• Evaluación y análisis de desviación: El uso de una PMO u OGP como un punto central para coordinar las iniciativas de mejoras de procesos, permite asegurarse que cada nuevo proyecto se evaluará de manera consistente, y de manera que se pueda repetir. La PMO se encargara de organizar la fase iniciación del proyecto, su planificación y se asegurará que los procesos se evalúen de forma periódica.
• Informe de Estado de los Proyectos: La PMO u OGP organiza de forma concisa y regular la compilación de los factores de éxito del proyecto para su evaluación, asegurándose que los miembros integrantes del consejo de dirección, se encuentran actualizados del estado de cada proyecto y de cada equipo. La PMO u OGP también evalúan la mejor solución para la resolución de problemas y en la formulación de estrategias.
• Gestión de problemas e incidencias: Facilita, a través de algún método estándar,  la gestión de creación, control y resolución de problemas e incidencias, permitiendo a los miembros del comité de dirección estar incluidos en el proceso de  resolución de problemas e incidencias para cuando se les necesite.
• Plan de trabajo y Gestión de fechas críticas: Actualización y mantenimiento del plan master de trabajo en el que se refleja el estado general del proyecto, la planificación de todos los equipos involucrados y se asegurándose que las fechas de entrega son cumplidas para la consecución de un proyecto exitoso.

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