Por Fermín de Rojas

Podríamos decir que cada Jefe de Proyecto tiene tres ases en la manga que pueden ayudarle cuando se encuentre en situaciones en el trabajo no sale adelante.

·        Reuniones.

·        Informes del Estado de Proyecto.

·        Escalación.

Como Jefe de Proyecto, tienes que conocer y entender como y cuando utilizar estas técnicas. El resultado final será la consecución exitosa del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Hay que reconocer que la procesión de Jefe de Proyectos puede llegar a ser frustrante, especialmente en aquellos proyectos donde no se tiene autoridad formal sobre ningún equipo. En el mundo anglosajón, los Jefes de Proyectos son contratados como freelance o contractors  por muchas empresas, enfrentándose a un nuevo trabajo y sintiendo las desventajas de trabajar en ambientes adversos al no ser un empleado fijo con su circulo social ya establecido. Un Jefe de Proyecto tiene que ser más perspicaz cuando empieza a tener problemas en obtener  algo de alguien del equipo de trabajo.

Los Jefes de Proyectos tienen tres ases en la manga que pueden utilizar cunado entran en conflicto con alguien del equipo y no consiguen los resultados para conseguir el éxito del proyecto: 

1. Reuniones.

Un jefe de proyectos tiene el poder de organizar y convocar gente que asistan a reuniones. Las reuniones semanales son un procedimiento standard  donde se revisan la planeación, el alcance, los costes y el estado del proyecto. Tengamos en cuenta el hecho que muchos personal técnico detestan las reuniones ya que lo ven como una verdadera perdida de tiempo, lo que hace peligrar estas reuniones periódicas.  En el caso que la reunión tiene lugar, el jefe de proyecto usará la reunión para mostrar su autoridad sobre aquellos que indirectamente le reportan, la técnica a utilizar es tan simple como ir preguntando uno a uno de los asistentes el estado de sus tareas y profundizar las razones por las que no están siendo completadas por el tiempo acordado.

2. Informe del Estado del Proyecto.

Hay situaciones donde ciertas personas invitadas no aparecen en las reuniones, paran de responder al teléfono y a los mensajes, y que confrontarlos directamente es imposible porque se encuentran en otro lugar geográfico. En este caso, utilizaríamos el AS de pedir un informe periódico del estado del proyecto. La técnica en este caso es escribir un mail “constructivo” donde se exponga claramente la situación del proyecto y las consecuencias negativas del  comportamiento  de esta personal en particular  está causando al no realizar las tareas acordadas.

3. Escalación.

El acto de hacer una llamada a los jefes de alguna de la personas del equipo, o a sus jefes, hasta que alguien te conteste y que haga entender a sus subordinados sus responsabilidades en el proyecto, esto es conocido como .escalación. Se dan situaciones donde el miembro del equipo pensará que el proyecto tiene una prioridad baja hasta que recibe la llamada de atención por parte de su superior de que tu proyecto es ahora prioridad alta.

En conclusión, este artículo te pone sobre aviso de la autoridad que puedes utilizar como Jefe de proyecto en situaciones adversas, siempre utilízalas de forma moderada y profesional. Sin embargo, la mejor técnica  para evitar malos entendidos con ciertos miembros del equipo es siempre tener una comunicación clara y abierta.

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