Por Martha E Rojas Vera

Los equipos de proyectos “Ágiles” son más que todo, equipos de colaboración y cooperación — trabajan entre ellos, no para el administrador del proyecto. Esta guía explica cómo usar una técnica ágil bastante común — “Reuniones Diarias” o más conocido en inglés las “Standup meetings” – para logar el hábito en los miembros del equipo de seguir en ese ciclo de reuniones diarias sin tener que pasar horas cada semana en reuniones interminables.

¿Qué es?

El resumen de esta técnica contiene recomendaciones y sugerencias para facilitar una “Standup Meeting”. Estas “Standup Meetings” son una forma altamente efectiva y de bajo presupuesto para que los miembros del equipo puedan coordinar su trabajo.

¿Cuál es su utilidad?

Las “Standup meetings” brindan una forma sencilla para que los miembros del equipo se mantengan al tanto de lo que pasa sin tener que pasar mucho tiempo en reuniones o tener que leer y escribir pilas de reportes de estado. Las “Standup meetings” se enfocan en una discusión rápida de progresos, planes y problemas. Esto hace posible a los miembros del equipo obtener actualizaciones oportunas sobre el progreso de otros miembros mientras el administrador de proyecto determina rápidamente sus tareas del día en virtud de los obstáculos del equipo. En esencia, esta técnica es verdaderamente un mecanismo de colaboración para el equipo.

Hay dos aspectos claves de esta técnica que, cuando son practicados correctamente, la hacen una herramienta poderosa de colaboración. La primera está expresada en la palabra “standup” o “de pie”. Estando de pie, fomentamos la discusión concisa del progreso, planes y problemas. Al sentarse, la gente la gente suele sentirse más cómoda y no encuentran problema en expandir innecesariamente algunos puntos de sus actualizaciones. Cuando están de pie, por el contrario, hay una sensación de urgencia de una conversación rápida  y los miembros del equipo tienden a concentrarse en información realmente crítica. ¿Por qué es esto importante? Si estas reuniones diarias son cortas, concisas y llenas de información, los miembros del equipo las apreciarán más, y no tratarán de evitarlas como lo hacen cuando se trata de reuniones tradicionales de una vez a la semana y que además duran más de tres horas.

El segundo aspecto es más sutil pero igual de importante, guiar al equipo por el camino hacia una mejor colaboración, fomentando a los miembros del equipo para que provean actualizaciones entre ellos, y no así al administrador del proyecto o facilitador de la reunión. Haciendo esto, el equipo comienza a ver a la “Standup Meeting” como una herramienta para coordinar su trabajo y mantenerse al tanto de lo que hacen los otros, en vez de ser un mal necesario para contestar a la pregunta ¿ya terminaste?.

¿Cómo usarla?

Esta técnica es más efectiva para equipos pequeños trabajando en proyectos con suficiente impulso, de tal forma que habrán actualizaciones significativas para cada “Standup meeting”. En los enfoques ágiles, la “Standup meeting” es usualmente recomendada para equipos colocados (que se encuentran físicamente en el mismo lugar), pero cuando estos equipos se vuelven altamente efectivos, la necesidad de una “Standup meeting” puede desaparecer (porque el equipo está en un estado de continua colaboración y a la vez actualizándose entre ellos). Los equipos distribuidos pueden usar modificaciones, como la teleconferencia.

1. Decida donde es más apropiado usar una “Standup meetings”. Estas son generalmente útiles para equipos pequeños trabajando en el mismo proyecto o porción de proyecto que sufre suficientes cambios y hay una necesidad de coordinación frecuente.
2. Introduzca el concepto de “Standup meetings” al equipo, incluyendo las reglas y estructura, y porqué es importante seguir esas reglas.
3. Lleve a cabo la primera “Standup meeting”. Anime a los miembros del equipo para que provean “información de retroalimentación” o “feedback” y se comprometan a realizar cambios en la manera de como enfocaste tú la primera reunión basados en el “feedback”.
4. Después de la reunión, recolectar información y usarla, estando seguro de que hace todo lo que puede para encarar los obstáculos identificados en la reunión. Esto mostrará el equipo que realmente algo saldrá de la reunión.
5. Llevar a cabo una reunión cada día por el resto de la semana. Luego discutir con el equipo (fuera de la reunión oficial, claro) si realizar la reunión a diario es lo mejor, y tener una mini-retrospectiva sobre la técnica para identificar algunos ajustes necesarios para las reuniones futuras