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Estructura de un Proyecto

15 May 2009 No Comment

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Todo proyecto debe tener una estructura que permita su desarrollo y control y asegure su éxito, algo muy simple pero que rara vez se hace. Existen algunos puntos que deben ser considerados a la hora de definir los participantes de un proyecto.

Como en toda actividad empresarial, lo primero es la estrategia, a donde quiero llegar con este proyecto, es así como la mitad de mi estructura quedará definida. Toda empresa que se precie tiene un Plan Estratégico Global (por escrito y compartido por todos los directores, en la cabeza del Consejero Delegado es poco útil) y un Plan de Sistemas (también por escrito y conocido por la gerencia de Sistema)  particular donde el proyecto a desarrollar se enmarca. La estructura siempre sigue a la estrategia y esto es un axioma, siempre se cumple hasta cuando no lo hacemos deliberadamente.

El objetivo del proyecto debe quedar claro, es decir que quiero hacer. Se deben definir las macro-funciones que realizara el Sistema a desarrollar. Cual es el objetivo de un proyecto, es una de las funciones más difíciles de definir, no hay dos Directores que tengan la misma idea.

Una vez tengo claro el ámbito de desarrollo del proyecto debo definir cuales son los principales, beneficiarios y perjudicados. Posiblemente ambos deben estar representados. Otro grupo importante a identificar es quienes son los conocedores de la operación en profundidad.

Con todos estos grupos identificados debo comenzar a armar el puzzle pensando en que debo asegurarme de cubrir todas las funciones de un proyecto. Cada grupo debe tener claramente definidas sus tareas y debe estar  dirigido por un responsable que asegure que esa parte del equipo realizará sus funciones en el tiempo y forma adecuados.

Como mínimo todo proyecto debe contar con los siguientes grupos:

Comité Directivo: Aprueban las grandes líneas del proyecto: objetivo y recursos. Controlan la evolución del proyecto y son el ariete que debe vencer las resistencias internas de la organización.

Usuarios: Quizá el grupo más importante, es para ellos que se desarrolla este sistema y son ellos quienes deben definir el detalle de lo que efectivamente realizará el sistema. Es decir lleva los objetivos de una concepción a tareas concretas. Definen los requisitos del sistema, preparan y ejecutan las pruebas de usuario y dan su visto bueno a todo lo que se ha implantado. Esta función, que para mi es esencial, asombrosamente no es practica común en muchas organizaciones.

Desarrollo: Los programadores. Basados en los requerimientos deben desarrollar y ejecutar las pruebas unitarias. En muchos proyectos asumen tareas que no les son propias como la definición de requisitos.

Técnicos en Hardware: responsables de las telecomunicaciones y equipos, tanto para el desarrollo del proyecto como para el sistema finalmente implantado.

Organización y métodos: Se asegura que los procesos estén actualizados siguiendo las directrices del nuevo sistema.

Formación: Educa en la utilización del sistema al grupo de usuarios.

Gerencia de Proyecto: Quien controla el desarrollo diario del proyecto, presenta al grupo directivo los puntos para su consideración, asegura la correcta utilización de la metodología e identifica y evade(o trata) las amenazas que puedan surgir. Controla el plan del proyecto.

Por supuesto esto no son silos estancos, debe existir una continua comunicación de la que el Gerente del proyecto es el principal responsable.

 

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