Definición de una PMO

La Guía del PMBOK®, estándar en la Administración de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI), la define como “una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo” .

Una PMO es una entidad que sirve de enlace entre IT (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias de la organización. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades específicas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o ambos.

Características de una PMO

•    Actúa como un órgano de gobierno sobre los proyectos.
•    Posee respaldo de la alta dirección.
•    Roles y autoridades perfectamente definida.
•    Dependiendo del tamaño de la organización podrá tener entre 1 – 6 personas.
•    Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO.
•    Identificación y desarrollo de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas.
•    Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos,  y de otra documentación compartida.
•    Dirección de configuración centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO.
•    Repositorio y gestión centralizados para riesgos compartidos y únicos para todos los proyectos.
•    Oficina central para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.
•    Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos.
•    Una plataforma guía para directores del proyecto
•    Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbito empresarial.
•    Coordinación de los estándares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organización de evaluación de calidad de personal o de estándares interna o externa.

Ventajas

•    Instancia dedicada a monitorear el comportamiento de los proyectos, minimizando así riesgos de fracaso.
•    Procesos y métricas estándar para todos los proyectos.
•    Ente centralizado para apoyo a los directores y jefes de proyectos.

Desventajas
•    Puede ser percibida como un ente burocrático.
•    Personal no preparado puede ser un riesgo.
•    Falta de herramientas de automatización de los procesos.
•    Puede ser difícil medir el éxito de una PMO.
•    La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos.

Funciones

•    Alinear proyectos con objetivos del negocio a objeto de minimizar riesgos.
•    Proporcionar apoyo técnico de proyectos a encargados de proyectos.
•    Administrar el pool de recursos para una efectiva dirección de proyectos.
•    Apoyar la elaboración del plan de proyectos y su interacción con otros planes.
•    Evaluar viabilidad económica, técnica, operativa y alineación con los objetivos del negocio.
•    Coaching a los directores y jefes de proyectos en las diferentes etapas del ciclo de vida de los proyectos.
•    Formar y/o contribuir con el conocimiento de los responsables de proyectos.
•    Documentar los procesos, metodologías y métricas de gestión de proyectos.
•    Coordinar proyectos a su cargo
•    Generar y/o propiciar la generación de indicadores de costo, riesgo, tiempo y calidad del proyecto..
•    Generar reportes y dashboards a los diferentes roles y niveles de autoridad definidos en la organización.
•    Define y establece estándares.
•    Gerencia la cartera de proyectos de la empresa.
•    Revisa los requerimientos de proyectos y apoya en la selección de los mismos.
•    Realiza el plan de los proyectos, de principio hasta el cierre.
•    Gestiona el rendimiento de la oficina a través del análisis y reporte de métricas.

Dominios y alcance
•    Proporciona apoyo y soporte en temas relacionados con técnicas de Gerencia de Proyectos.
•    Metodologías de estimación de recursos utilizados en los proyectos (tiempo, inversión, RRHH, etc.)
•    Gestión de riesgos y problemas.
•    Apoyo a la gestión del cambio organizacional y estrategias de comunicación.
•    Apoyo y control en la definición de estándares de calidad.
•    Apoyo en relación a la arquitectura técnica.
•    Apoya y asesora en lo relativo a estándares de metodologías y desarrollo de proyectos.

Triangulo de valor de una PMO

Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que la implementan.

Estándar: Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas, informes, métricas, etc.
Conocimiento: Ejecutar actividades asociados con la adquisición y diseminación de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.).
Consultaría: Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers.

Métricas e Indicadores

Los objetivos de la PMO deberán ser lo suficientemente claros y medibles en el tiempo, todo a objeto de saber si se han alcanzados las metas trazadas. Algunas métricas, cuadros de mandos y otros informes son los siguientes:

•    Reducir fallas de los proyectos.
•    Reducir gastos innecesarios en los proyectos.
•    Completar proyectos en el tiempo planificado.
•    Estandarizar procesos, metodologías, mejores prácticas y nomenclatura en la dirección de proyectos.
•    Gestión del riesgo.
•    Hitos importantes de los proyectos, incluyendo alertas, y abiertos y cerrados.
•    Inversiones de proyectos por fase, recurso, tarea, etc
•    Gestión de problemas (issues) durante la ejecución de los proyectos.
•    Por programas; inversión, inventario de proyectos, beneficios esperados, etc.
•    Proyectos ordenados por presupuesto.
•    Pronóstico y disponibilidad de recursos.
•    Entre otros cuadros de mando, dashboards, etc.

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